Freigabemechanismus im WIETHOLT B2B-Online-Shop

Was ist das Freigabemechanismus-Modell?

Der Freigabemechanismus im WIETHOLT B2B-Online-Shop ist ein durchdachtes System zur kontrollierten Abwicklung von Bestellungen.
Er stellt sicher, dass alle Einkaufsanfragen vor der Ausführung geprüft und freigegeben werden – von den dafür autorisierten Personen innerhalb Ihres Unternehmens.
Dabei werden klare Rollen wie Anfrager und Kostenstellenvorgesetzter vergeben, um den Beschaffungsprozess strukturiert, nachvollziehbar und sicher zu gestalten.

Das Modell eignet sich besonders für Unternehmen, die mit vordefinierten Budgets, verteilten Standorten oder mehrstufigen Einkaufsprozessen arbeiten und dabei auf Kontrolle, Transparenz und Dokumentation Wert legen.

Beispiel aus der Praxis – Wie der Freigabemechanismus in der Max Mustermann GmbH funktioniert

Die Max Mustermann GmbH nutzt den WIETHOLT B2B-Online-Shop mit aktivierter Freigabefunktion, um ihre Bestellprozesse kontrolliert und transparent zu steuern. Im Mittelpunkt stehen zwei klar definierte Rollen: Anfragerin und Kostenstellenvorgesetzter.

Frau Becker, Mitarbeiterin im Marketing, ist als Anfragerin hinterlegt. Sie kann im Shop Produkte recherchieren und Bestellanfragen stellen – z. B. für Präsentationsmaterial oder Bürozubehör.
Ihre Anfragen werden jedoch nicht direkt bestellt, sondern zunächst zur Prüfung weitergeleitet.

Diese übernimmt Herr Neumann, Vorgesetzter der Kostenstelle „Marketing – Düsseldorf (2000)“. Er prüft die Anfrage auf Budget, Bedarf und Richtigkeit.
Ist alles in Ordnung, gibt er die Anfrage mit einem Klick frei – die Bestellung wird automatisch ausgelöst. Bei Unklarheiten kann er die Anfrage ablehnen und eine Notiz hinterlassen, z. B.: „Bitte Alternativartikel prüfen.“

Diese Nachricht erhält Frau Becker automatisch per E-Mail. Die Kommunikation bleibt dabei vollständig im System – nachvollziehbar, schnell und ohne Umwege.

Vorteile des Freigabemechanismus

Das Freigabemodell sorgt nicht nur für Sicherheit, sondern auch für Struktur im gesamten Einkaufsprozess.
Mitarbeitende können ihre Anforderungen selbstständig formulieren, während Führungskräfte die Ausgaben kontrollieren – ohne jede Bestellung selbst aufgeben zu müssen.
Durch die klaren Rollen werden Zuständigkeiten eindeutig geregelt, interne Abläufe verschlankt und potenzielle Fehlerquellen minimiert.

Alle Schritte – von der Anfrage bis zur Freigabe – sind digital dokumentiert und nachvollziehbar. Die Buchhaltung erhält vollständig geprüfte Bestellungen, was nicht nur Zeit spart, sondern auch die Nachverfolgbarkeit vereinfacht.

🤝 Fragen?

Sie möchten den Freigabemechanismus für Ihr Unternehmen nutzen oder Ihre bestehende Struktur anpassen?

Unser Team hilft Ihnen gerne bei der Einrichtung – persönlich, schnell und exakt auf Ihre Prozesse zugeschnitten.

📧 Schreiben Sie uns an: buerobedarf@wietholt.de

📞 Oder rufen Sie uns direkt an unter: 02863 925-140